Privacybeleid

Hieronder wordt het privacybeleid van Ifac Service uiteengezet.

Dit privacybeleid  is als volgt opgebouwd:

I. Inleiding
II.  Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?
III. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerkt Ifac Service bv ?
IV. Voor welke doeleinden verwerkt Ifac Service bv uw persoonsgegevens ?
V.  Aan wie maakt Ifac Service bv uw persoonsgegevens over?
VI. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?
VII. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd ?
VIII. Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens ?

I.Inleiding

Dit privacybeleid  legt uit hoe we bij Ifac Service bv omgaan met de persoonsgegevens van natuurlijke personen. Met de term ‘persoonsgegevens’ bedoelen we elke vorm van informatie die toelaat om een natuurlijke persoon direct of indirect te identificeren.

Wij vinden de bescherming van persoonsgegevens belangrijk, respecteren de persoonlijke levenssfeer van onze klanten, leveranciers, businesspartners en medewerkers en behandelen en beschermen persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wetgeving. Tot 25 mei 2018 was dat de Belgische wet van 8 december 1992, vanaf 25 mei 2018 is dat de GDPR, de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (ook ‘AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming genoemd). Als een nieuw wetgevingsbesluit van kracht wordt, zullen we de nieuwe regelgeving toepassen.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens vindt u bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij onze klanten op de hoogte brengen via een nieuwsbericht, een aankondiging op onze website of een persoonlijk bericht.

II.Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

Als u ons persoonlijke gegevens bezorgt, bijvoorbeeld via onze website, via een formulier dat u ons ingevuld bezorgt, digitaal of op papier, of mondeling tijdens een telefoongesprek of een vergadering, dan is Ifac Service bv de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Onze contactgegevens zijn als volgt: Ifac Service bv, Brusselsesteenweg 15, 3080 Tervuren, Ondernemingsnummer  BE 0504.879.555, info@ifacservice.be, tel. 02 767 14 14.

Ifac Service bv moet ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording afleggen over de verwerking van uw persoonsgegevens. Ifac Service bv bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt, de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.

Wij doen bij Ifac Service bv een beroep op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens te verwerken. Deze dienstverleners verwerken uw gegevens namens Ifac Service bv, volgens onze instructies en in overeenstemming met ons privacybeleid. Enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Ifac Service bv’ genoemd).

III.Welke categorieën van persoonsgegevens verwerkt Ifac Service bv ?

Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die we bij Ifac Service bv kunnen verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt, als deze gegevens nuttig zijn om onze contractuele verbintenissen na te komen.

Hierbij wordt de context aangegeven waarin Ifac Service bv deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Ifac Service bv de gegevens verwerkt.

Ifac Service bv verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

IV.Voor welke doeleinden verwerkt Ifac Service bv uw persoonsgegevens ?

Ifac Service bv verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hieronder beschreven doeleinden. Wij zorgen ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

Ifac Service bv verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:

• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Ifac Service bv rusten
• Om een contract met u uit te voeren of om op uw verzoek vóór de sluiting van dit contract bepaalde maatregelen te nemen
• Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ons bedrijf, Ifac Service bv, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen
• In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

1.Wettelijke verplichtingen

Ifac Service bv dient zich te houden aan de wetgeving die ons in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van onze activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat wij moeten samenwerken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen moeten overmaken.

Hieronder vallen onder meer:

• De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
• De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Ifac Service bv uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

2.Contractuele relaties tussen Ifac Service bv en u als klant

Alvorens contracten te sluiten dient  Ifac Service bv soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere:

• Te reageren op uw verzoek,
• U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract,
• Een verzoek op te volgen, de geschiktheid te evalueren en de risico’s met betrekking tot een mogelijk contract in te schatten,
• Uw bemiddelingsopdracht te vervullen

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Ifac Service bv een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Ifac Service bv worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.

Meer bepaald verwerkt Ifac Service bv uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:

• Beheer van lopende contracten / bestelde diensten
• Centraal management en algemeen beeld van de klanten
• Het beheer van uw vastgoed

Ifac Service bv kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.

3.Gerechtvaardigde belangen van Ifac Service bv

Ifac Service bv verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Ifac Service bv ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:

• Het personaliseren van de diensten die wij aanbieden,
• De verbetering van de kwaliteit van de aan u verleende dienst door:
  • Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes, simulaties en verkoop, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes,
  • Verbetering van onze bestaande (of in ontwikkeling zijnde) producten en diensten, op basis van enquêtes bij onze klanten, statistieken, tests en feedback van klanten via sociale netwerken (Twitter, facebook) gekoppeld aan ons bedrijf,
• Toezicht op de activiteiten van Ifac Service bv, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in onze kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van Ifac Service bv, de aard van de gestelde vragen van klanten etc.
• Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen,
• De opleiding van ons personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken,
• Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u in ons CookieBeleid.
• Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven),
• De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Ifac Service bv of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.

4.Specifiek gerechtvaardigd belang van Ifac Service bv: conventionele direct marketing

Ifac Service bv voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Ifac Service bv onder meer:

• De diensten die u reeds gebruikt en uw sociodemografische gegevens beoordelen (leeftijd, familiale samenstelling, inkomsten enz.),
• Uw gedrag analyseren via verschillende kanalen (bezoeken/meetings, e-mails, bezoek aan de website, berichten via onze website), uw voorkeuren afleiden en hierdoor de informatie en de internetpagina’s die u hebt bezocht personaliseren,
• De advertenties op de webpagina’s aanpassen zodat ze voldoen aan de interesse die u heeft aangetoond via uw gedrag op onze website, sociale netwerken, in een kantoor of elders (bijvoorbeeld bij gebeurtenissen waar Ifac Service bv aanwezig was),
• Het invullen van formulieren vereenvoudigen door bepaalde velden al in te vullen met reeds bekende gegevens en u te vragen de nauwkeurigheid van deze gegevens te verifiëren en indien nodig bij te werken,
• De sleutelmomenten beoordelen waarvoor bepaalde diensten u het beste zouden uitkomen,
• U gepersonaliseerde advertenties versturen per post, of telefoon.

5.Uw toestemming voor het verwerken en verzenden van elektronische reclame (elektronische direct marketing)

Ifac Service bv kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient Ifac Service bv eerst uw specifieke toestemming te vragen.

Door dit privacybeleid  te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor elektronische directmarketingdoeleinden én het versturen van elektronische reclame.

V.Aan wie maakt Ifac Service bv uw persoonsgegevens over?

Ifac Service bv behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

Ifac Service bv kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen- en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die Ifac Service bv bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computerbeveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

In sommige gevallen is Ifac Service bv bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:

• Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken.
• Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek.

Ifac Service bv draagt uw gegevens ook over aan specifieke dienstverleners om te helpen met:

• Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties.
• Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders.
• Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten.
• De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie.

Ifac Service bv dient uw gegevens ook over te maken aan online- en socialenetwerkproviders, die Ifac Service bv gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten.

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Ifac Service bv ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Ifac Service bv zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Ifac Service bv en ons gegevensbeschermingsbeleid.

Ifac Service bv verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Als uw gegevens voor back-updoeleinden worden opgeslagen op servers die zich buiten de EER bevinden, dan is dat bij bedrijven die voldoen aan de eisen van de GDPR.

VI.Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?

Ifac Service bv zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen waaraan Ifac Service bv moet voldoen, en aan de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:

• 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving
• 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Ifac Service bv

Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

VII.Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd ?

Ifac Service bv hanteert strikte normen om de persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

We nemen maatregelen van technische en organisatorische aard (encryptie van gegevens, antivirus-software op onze apparatuur, een doordacht wachtwoordbeleid, firewalls, toegangscontroles, selectie van medewerkers en leveranciers) om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

Als de persoonsgegevens die Ifac Service bv verzamelt of verwerkt, gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Ifac Service bv onmiddellijk handelen om de oorzaak van de inbreuk te identificeren, actie te ondernemen de juiste maatregelen te treffen. Indien nodig, zal Ifac Service bv u op de hoogte brengen van een dergelijk incident, en dat zoals de wet het voorschrijft.

VIII.Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens ?

1.Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

• Een recht op inzage van de persoonsgegevens die wij van u hebben verzameld en verwerken.  Dit betekent dat u ons kan vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie de gegevens worden meegedeeld.
• Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Een recht op beperking als u bijvoorbeeld de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die Ifac Service bv toelaat om dit te controleren
• Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Bij het eind van uw contract met Ifac Service bv, kan u ons vragen om uw persoonsgegevens te wissen als deze gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze persoonsgegevens werden verzameld. U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door Ifac Service bv op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Ifac Service bv een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van Ifac Service bv (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). Ifac Service bv kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
• Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die u zelf aan Ifac Service bv heeft verstrekt, indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u Ifac Service bv vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Ifac Service bv.
• U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan Ifac Service bv evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken als er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door ons een geschreven verzoek te versturen, per e-mail naar info@ifacservice.be, via het contactformulier op onze website of per post naar Ifac Service bv, Brusselsesteenweg 15, 3080 Tervuren. Gelieve ons bij uw aanvraag steeds ook een kopie van uw identiteitskaart te bezorgen.

2.Recht van verzet tegen het verzenden van elektronische reclame

In IV.5 werd uw toestemming gevraagd om uw elektronische contactgegevens te verwerken en te gebruiken om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen naar u te sturen (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). Dit geldt met name voor communicatie naar uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische directmarketing en om u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame. U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken.

• Door op de link “uitschrijven” te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door Ifac Service bv is verzonden
• Door het versturen van een e-mail naar info@ifacservice.be
• Door het versturen van een brief per post naar Ifac Service bv, t.a.v. de zaakvoerders, Brusselsesteenweg 15, 3080 Tervuren
• Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website

Gelieve ons bij uw aanvraag steeds ook een kopie van uw identiteitskaart te bezorgen.

De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel Ifac Service bv niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.

3.Recht om een klacht in te dienen

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u ons contacteren als volgt:

• Per post: Ifac Service bv, t.a.v. de zaakvoerders, Brusselsesteenweg 15, 3080 Tervuren
• Per e-mail: info@ifacservice.be
• Telefonisch: 02 767 14 14
• Via het contactformulier op onze website

U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, per post naar volgend adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of per e-mail op contact(at)apd-gba.be, of telefonisch op
+32 (0)2 274 48 00.