La protection de la vie privée

Vous trouverez ci-dessous la politique de respect de la vie privée d'Ifac Service.

La présente politique de respect de la vie privée est structurée comme suit :

I. Introduction

II. Qui est responsable du traitement ?

III. Quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées par Ifac Service SRL ?

IV. À quelles fins Ifac Service SRL traite-t-elle vos données à caractère personnel ?

V. À qui Ifac Service SRL transfère-t-elle vos données à caractère personnel ?

VI. Combien de temps sont conservées vos données à caractère personnel ?

VII. Comment sont protégées vos données à caractère personnel ?

VIII. Quels sont vos droits en cas de traitement de vos données à caractère personnel ?

I.Introduction

La présente politique de respect de la vie privée vous explique comment Ifac Service srl traite les données à caractère personnel de personnes physiques. La notion de « données à caractère personnel » comprend toute forme d’information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Nous accordons beaucoup d’importance à la protection des données à caractère personnel, nous respectons la vie privée de nos clients, fournisseurs, partenaires professionnels et collaborateurs, et protégeons les données à caractère personnel de manière équitable, juste et transparente.

Nous traitons les données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur. Jusqu’au 25 mai 2018, il s’agissait de la loi belge du 8 décembre 1992. À compter du 25 mai 2018, nous traiterons les données conformément au RGPD (Règlement Général de protection des Données), à savoir le Règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (appelé GDPR au niveau international). Nous suivrons toute nouvelle réglementation dès son entrée en vigueur.

Pour plus d’informations concernant la protection des données à caractère personnel, vous pouvez contacter la Commission belge de la protection de la vie privée, dénommée, à partir du 25 mai 2018, l’Autorité de protection des données.

La présente politique est régulièrement mise à jour. La version la plus récente est disponible sur notre site web. Nous tiendrons nos clients informés de toute modification importante, et ce par le biais d’une newsletter, d’une annonce sur notre site web ou d’un message personnalisé.

II.Qui est responsable du traitement ?

Si vous nous communiquez des données à caractère personnel, par exemple via notre site web, par le biais d’un formulaire complété par voie électronique ou sur papier, ou à l’oral à l’occasion d’un entretien téléphonique ou d’une réunion, Ifac Service srl sera responsable du traitement de vos données. Nos coordonnées sont les suivantes : Ifac Service srl, Brusselsesteenweg 15, 3080 Tervuren, numéro d’entreprise BE 0504.879.555, info@ifacservice.be, tél. 02 767 14 14.

Ifac Service srl doit rendre compte du traitement de vos données à caractère personnel à l’Autorité de protection des données. Ifac Service srl définit les finalités du traitement de vos données à caractère personnel, ainsi que les ressources utilisées et les caractéristiques de ce traitement.

Ifac Service srl fait appel à des prestataires de services spécialisés pour traiter vos données à caractère personnel. Ces prestataires de services traitent vos données au nom d’Ifac Service srl conformément à nos instructions et à notre politique de respect de la vie privée. Seules les données à caractère personnel strictement nécessaires seront transmises à ces prestataires (ci-après les « sous-traitants d’Ifac Service srl »).

III.Quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées par Ifac Service srl ?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des catégories de données à caractère personnel qu’Ifac Service srl est susceptible de traiter. Nous sommes également susceptibles de traiter d’autres données si celles-ci s’avèrent nécessaires au respect de nos engagements contractuels.

Nous vous fournissons également le contexte dans lequel Ifac Service srl obtient ou traite ces données. Ce tableau doit être lu en parallèle avec la description des finalités du traitement effectué par Ifac Service srl.

Ifac Service srl ne traite aucune donnée dévoilant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre adhésion à un syndicat, votre état de santé ou votre vie en général, votre orientation sexuelle, ni aucune donnée génétique ou biométrique.

IV.À quelles fins Ifac Service srl traite-t-elle vos données à caractère personnel ?

Ifac Service srl rassemble et traite vos données à caractère personnel aux seules fins décrites ci-dessous. Nous veillons à traiter uniquement les données nécessaires et pertinentes au regard de ces finalités.

Ifac Service srl traite vos données dans les situations autorisées par la loi, et plus particulièrement :

• Pour satisfaire aux obligations légales incombant à Ifac Service srl
• Pour exécuter un contrat conclu avec vous ou en vue de prendre, à votre demande, certaines mesures avant la conclusion de ce contrat
• Pour la protection des intérêts légitimes de notre entreprise, Ifac Service srl, lesquels sont mis en balance avec vos propres droits et libertés fondamentaux
• Dans certains cas spécifiques, et avec votre consentement, à la suite d’une demande spécifique et univoque, précédée d’une information claire et compréhensible ; vous pouvez rétracter à tout moment ce consentement, conformément à la loi

1.Obligations légales

Ifac Service srl doit respecter la législation qui l’oblige, dans certaines circonstances spécifiques, à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. En vertu de ces obligations, nous pouvons être obligés de collaborer avec les autorités compétentes et/ou des tiers et à leur transmettre certaines de vos données à caractère personnel.

Il s’agit notamment de :

• L’obligation de contribuer à la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme
• L’obligation de réagir à une demande formelle des autorités fiscales et judiciaires belges

La liste d’obligations légales incombant à Ifac Service srl pour le traitement de vos données est non exhaustive et sujette à modification.

2.Relations contractuelles entre Ifac Service srl et vous en tant que client

Avant toute conclusion de contrat, Ifac Service srl doit parfois recevoir et traiter certaines données, notamment pour :

• Réagir à votre demande
• Vous aider lors de la fourniture d’informations et de la conclusion du contrat
• Assurer le suivi d’une demande, en évaluer la pertinence et estimer les risques relatifs à un contrat potentiel
• Accomplir votre mission de courtage

Dans le cadre de contrats en cours ou de la gestion de contrats, Ifac Service srl doit traiter un certain nombre de données, notamment pour répondre à ses obligations administratives et comptables.

Dans cette optique, nous pouvons envoyer vos données à divers départements internes à Ifac Service srl, y compris à ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation que nous entretenons avec vous ou de l’exécution d’un contrat donné.

Dans le cadre de l’exécution de contrats, Ifac Service srl traite plus précisément vos données aux fins suivantes :

• Gestion des contrats en cours/des services commandés
• Gestion centrale et vision globale des clients
• Gestion de vos biens immobiliers

Ifac Service srl est susceptible de traiter vos données à caractère personnel à des fins complémentaires dans le cadre de l’exécution de contrats ou de la relation que nous entretenons avec vous.

3.Intérêt légitime d’Ifac Service srl

Ifac Service srl traite également vos données pour la réalisation de son intérêt légitime. Ce faisant, Ifac Service srl s’efforce de trouver un juste équilibre entre la nécessité du traitement de vos données et le respect de vos droits et libertés, en ce compris la protection de votre vie privée.

Les données à caractère personnel sont notamment traitées pour :

• Personnaliser nos services
• Améliorer la qualité du service fourni par :
  • une évaluation et une amélioration des processus, en ce compris les campagnes, les simulations et les ventes, par différents moyens tels que les analyses statistiques, les enquêtes de satisfaction et diverses autres méthodes de recherche
  • une amélioration de nos produits et services existants (ou en voie de développement) sur la base d’enquêtes réalisées auprès de nos clients, de statistiques, de tests et de feedback de nos clients sur les réseaux sociaux (Twitter, Facebook) associés à notre entreprise
• Surveiller les activités d’Ifac Service srl, en ce compris le volume des ventes, le nombre de visites dans nos agences, le nombre d’appels et de visites de notre site web, la nature des questions posées par les clients, etc.
• Préparer des études et statistiques, pour lesquelles il est procédé à l’anonymisation et à la pseudonymisation des personnes concernées
• Former notre personnel par l’utilisation de cas pratiques à titre illustratif, en ce compris l’enregistrement de certaines conversations téléphoniques
• Utiliser des cookies afin d’améliorer la convivialité de notre site web pour les visiteurs. Pour plus d’informations sur le fonctionnement des cookies et sur les possibilités de restreindre leur utilisation et de les supprimer, veuillez consulter notre « Politique en matière de cookies »
• Conserver des éléments de preuve (archives)
• Établir, exercer, défendre et préserver les droits d’Ifac Service srl ou de toute personne qu’elle représente, par exemple pour les procédures de recouvrement ou les litiges.

4.Intérêt légitime spécifique d’Ifac Service srl : le marketing direct conventionnel

Ifac Service srl effectue une segmentation de la clientèle – en particulier en fonction de vos besoins – pour vous proposer, par exemple, des biens et/ou services appropriés correspondant à votre situation professionnelle et personnelle. À cette fin, Ifac Service srl peut notamment :

• Évaluer les services que vous utilisez déjà, ainsi que vos données sociodémographiques (âge, composition du ménage, revenus, etc.)
• Analyser votre comportement par différents canaux (visites/réunions, e-mails, visites du site web, messages via notre site web), en déduire vos préférences et, ainsi, personnaliser l’information et les pages web que vous avez visitées
• Modifier les publicités sur les pages web de sorte qu’elles satisfassent à l’intérêt que vous avez témoigné par votre comportent sur notre site web, sur les réseaux sociaux, dans une agence ou autre (par exemple, lors d’un événement où Ifac Service srl était présente)
• Simplifier le remplissage de formulaires en complétant certains champs avec des données déjà connues et vous inviter à vérifier l’exactitude de ces données et, si besoin, les corriger
• Évaluer les moments-clés auxquels la fourniture de certains services vous conviendrait le mieux
• Vous adresser des publicités personnalisées par courrier ou par téléphone

5.Votre consentement au traitement et à l’envoi de publicité électronique (marketing direct électronique)

Ifac Service srl peut traiter vos coordonnées électroniques (notamment votre numéro de téléphone mobile ou votre adresse e-mail) pour vous adresser de l’information, de la publicité ou des propositions personnelles via des campagnes de marketing direct ou des newsletters. Dans ce cas, Ifac Service srl est obligée de demander votre consentement préalable.

En acceptant la présente politique de respect de la vie privée, vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct électronique et à l’envoi de publicité électronique.

V.À qui Ifac Service srl transfère-t-elle vos données à caractère personnel ?

Ifac Service srl gère vos données à caractère personnel avec le plus grand soin et ne partage vos données que pour vous offrir les meilleurs services dans le cadre de l’accomplissement de sa mission.

Ifac Service srl est susceptible de transmettre vos données à d’autres entités au sein du groupe au niveau national ou à l’étranger, en particulier aux autres entités du groupe qui l’assistent dans l’exécution, la gestion et le contrôle des activités, en ce compris les rapports, le soutien et la sécurité informatique ou en offrant des produits et des services spécifiques.

Dans certains cas, Ifac Service srl est obligée par la loi de communiquer vos données à des tiers, parmi lesquels :

• Les instances gouvernementales ou autorités de contrôle quand il existe une obligation légale de leur transmettre des informations
• Les instances d’instruction judiciaire à leur demande expresse

Ifac Service srl transmet également vos données à des prestataires de services spécifiques pour que ceux-ci puissent l’aider dans :

• La conception et la maintenance des applications informatiques et Internet
• L’offre de services de publicité et de communication, en ce compris les fournisseurs de réseaux en ligne et de réseaux sociaux
• La préparation de rapports et de statistiques, l’impression de documents et la conception de produits ou de services
• La commercialisation de ses activités, l’organisation d’événements et la gestion de la communication avec les clients.

Ifac Service srl doit aussi transférer vos données aux fournisseurs de réseaux sociaux et de réseaux en ligne qu’Ifac Service srl utilise pour offrir des services publicitaires.

De même, vos données à caractère personnel peuvent être transmises à des huissiers de justice ou à des avocats en cas de procédure judiciaire.

Dans les cas précédemment cités, Ifac Service srl veille à ce que les tiers n’aient qu’un accès limité aux données à caractère personnel nécessaires pour effectuer leurs tâches spécifiques. Ifac Service srl veillera également à ce que ces tiers s’engagent à utiliser vos données d’une manière sécurisée et confidentielle, conformément aux instructions et à la politique de protection des données d’Ifac Service srl.

Ifac Service srl traite et conserve vos données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen (EEE). Si vos données sont enregistrées sur des serveurs en dehors de l’EEE à des fins de sauvegarde, ce sera toujours auprès d’entreprises qui répondent aux exigences du RGPD.

VI.Combien de temps sont conservées vos données à caractère personnel ?

Ifac Service srl ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Cette période est liée aux obligations fiscales et légales d’Ifac Service srl, de même qu’à la nécessité de conserver vos données à titre de preuve au-delà de la durée légale de conservation ou pour réagir à des demandes d’informations formulées par les autorités compétentes, par exemple :

• 10 ans dans le cadre de la législation anti-blanchiment
• 10 ans dans le cadre de la responsabilité contractuelle d’Ifac Service srl

En dehors de ces périodes, vos données à caractère personnel seront effacées ou anonymisées.

VII.Comment sont protégées vos données à caractère personnel ?

Ifac Service srl applique des normes strictes en vue de protéger les données à caractère personnel que nous collectons et traitons contre les traitements non autorisés ou illicites et contre tout dommage, perte accidentelle ou destruction.

À cet effet, nous prenons des mesures techniques et organisationnelles telles que le chiffrement des données, l’installation d’antivirus sur nos appareils, une politique de mots de passe avisée, des pare-feux, des contrôles d’accès et une sélection rigoureuse des collaborateurs et des fournisseurs, en vue de prévenir et de détecter tout accès inapproprié, perte ou divulgation de vos données à caractère personnel.

Si les données à caractère personnel collectées ou traitées par Ifac Service srl sont compromises par une atteinte à la sécurité de l’information, Ifac Service srl agira sans délai pour identifier la cause de cette violation et prendra des mesures appropriées pour y remédier. Si besoin, Ifac Service srl vous informera de cet incident conformément à la règlementation applicable.

VIII.Quels sont vos droits lors du traitement de vos données à caractère personnel ?

1.Droit d’accès, de rectification, de limitation, d’effacement, de portabilité des données et d’opposition

Au regard des fins énoncées ci-dessus, vous avez :

• Un droit d’accès à vos données à caractère personnel que nous avons collectées et traitées. Cela signifie que vous pouvez nous demander si nous traitons vos données à caractère personnel, à quelles fins ces données sont traitées, quelles catégories de données sont traitées et à qui elles sont transmises.
• Un droit de rectification si vous constatez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes.
• Un droit de limitation du traitement de vos données si, par exemple, vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel, et ce pendant une période qui permet à Ifac Service srl de contrôler ce problème.
• Un droit d’effacement de vos données à caractère personnel. Au terme du contrat avec Ifac Service srl, vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles avaient été collectées. De même, vous avez la possibilité de demander à tout moment l’effacement de vos données à caractère personnel qu’Ifac Service srl traite sur la base de votre consentement (sauf s’il existe une autre base légale justifiant le traitement par Ifac Service srl) ou sur la base de l’intérêt légitime d’Ifac Service srl (sauf s’il existe des raisons impérieuses et légitimes prépondérantes justifiant le traitement). Ifac Service srl peut, dans tous les cas, conserver ces données à caractère personnel si elles sont exigées à des fins probatoires dans le cadre de demandes en justice.
• Un droit de portabilité des données que vous avez vous-même communiquées à Ifac Service srl si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base d’un contrat ou sur la base de votre consentement à l’envoi de communications électroniques, et si ces données sont traitées au moyen de procédés automatisés. En vertu de ce droit, vous pouvez demander à Ifac Service srl de vous envoyer vos données à caractère personnel ou de transférer directement vos données à un autre responsable de traitement, pour autant que cela soit techniquement possible pour Ifac Service srl.
• Un droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel aux fins précisées aux articles IV.3 et IV.4. Dans le cas de l’article IV.3, Ifac Service srl peut toutefois continuer à traiter vos données si le traitement s’impose en vertu de motifs légitimes impérieux qui l’emportent sur vos propres intérêts, droits et libertés ou en vertu de motifs en lien avec la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez exercer vos droits en nous envoyant une requête écrite par e-mail à info@ifacservice.be, via le formulaire de contact sur notre site web ou par courrier à Ifac Service srl, Brusselsesteenweg 15, 3080 Tervuren. Veuillez joindre une copie de votre carte d’identité à toute demande.

2.Droit d’opposition à l’envoi de publicité électronique

À l’article IV.5, nous avons demandé votre consentement au traitement et à l’utilisation de vos coordonnées électroniques pour vous adresser de l’information commerciale, de la publicité ou des propositions personnelles (par le biais de campagnes de marketing direct ou de newsletters électroniques), ce notamment pour l’envoi de communications sur votre téléphone mobile et à votre adresse e-mail.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct électronique et de vous opposer à toute réception future de telles publicités. Vous pouvez nous en informer de manière suivante :

• En cliquant sur le lien « vous désinscrire » que vous trouverez en bas d’un e-mail ou d’une newsletter électronique envoyé par Ifac Service srl
• En envoyant un e-mail à info@ifacservice.be
• En envoyant un courrier postal à Ifac Service srl, à l’attention des gérants, Brusselsesteenweg 15, 3080 Tervuren
• En envoyant une requête via la page de contact sur notre site web.

Veuillez joindre une copie de votre carte d’identité à toute demande.

L’exercice de votre droit d’opposition ne peut cependant pas empêcher Ifac Service srl de vous contacter à d’autres fins, y compris dans le cadre d’une obligation légale ou de l’exécution du contrat, conformément aux dispositions reprises dans la présente déclaration.

3.Droit d’introduire une plainte

En cas de plainte relative au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter comme suit :

• Par courrier : Ifac Service srl, à l’attention des gérants, Brusselsesteenweg 15, 3080 Tervuren
• Par e-mail : info@ifacservice.be
• Par téléphone : 02 767 14 14 
• Par le biais du formulaire de contact sur notre site web.

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données par e-mail à contact(at)apd-gba.be, par téléphone au numéro +32 (0)2 274 48 00 ou par courrier à l’adresse suivante : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.